İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

Hizmet Sağlayıcı Kimdir?

Hizmet sağlayıcı, ticari elektronik ileti gönderimi gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler olarak tanımlanır. Hizmet sağlayıcıların, alıcılar tarafından verilen izinleri sistem üzerinden takip ederek saklama ve yönetme imkanları vardır.

Alıcı Kimdir?

Hizmetler hakkında SMS, e-posta ve telefon aracılığıyla bildirim alan vatandaşlar ise ileti yönetim sistemi yönetmeliği için hazırlanan mevzuatta alıcılar olarak ifade edilir.

İYS Kaydı Yapmak Zorunlu mu?

Ticaret Bakanlığı bu sistemi uygulamaya koyarak, ticari elektronik ileti gönderimi gerçekleştiren tüm hizmet sağlayıcılara İYS kayıt yükümlülüğü getirmektedir. İleti gönderimi işlemlerine aksamadan devam edilebilmesi için, İleti Yönetim Sistemi son başvuru tarihi olan 31 Mayıs 2021 tarihine kadar sisteme kayıt olma zorunluluğu vardır. İYS 16 Temmuz 2021’de aktif hale geldiğinde, onaylayan alıcılara ticari elektronik ileti göndermeye devam edilebilecektir. Sistem kaydı bulunmayan hizmet sağlayıcılar, ticari elektronik ileti gönderimi gerçekleştiremeyecektir. Ayrıca onay vermeyen ya da red hakkını kullanan vatandaşlara da belirtilen iletilerin gönderimi yapılmayacaktır. Bu yüzden ticari iletiler gönderen firmalar için İYS yönetmelik detayları oldukça önemlidir.

İleti Yönetim Sistemi Onayına Tabi Olmayan Durumlar Nelerdir?

Kanunda bazı istisnai haller, İYS onayı dışında bırakılmıştır: Alıcının iletişim bilgilerini, iletişime geçilmesi amacıyla vermesi durumunda, söz konusu olan mal veya hizmetlere ilişkin bakım, kullanım ve değişikliklere yönelik ticari elektronik iletilerde onaya ihtiyaç duyulmaz. Tacir ve esnaflara, onaya gerek duyulmadan ticari elektronik iletiler gönderilebilir. Kanun kapsamında yer alan ve bilgi verme yükümlülüğü bulunan durumlarda, onay alınmaksızın zorunlu bilgilendirmeler için ileti gönderimi gerçekleştirilir.

Ticari İşletmeler İçin İYS Kaydı Nasıl Gerçekleştirilir?

İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için, belirli aşamalar takip edilmelidir. İYS başvuru süreci için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

• İlk olarak adresinden sisteme kaydolarak giriş yapılır. Başvuruyu yalnızca MERSİS kaydı bulunan veya bu kayda yetkili bulunan kişiler gerçekleştirebilir. MERSİS kaydınız mevcut ve bilgileriniz güncel durumdaysa, hızlı giriş yapabilmek adına e-devlet ile giriş seçeneğini kullanabilirsiniz.

• Ardından çıkan ekran üzerinden ‘’e-devlet girişi’’ butonuna tıklamalısınız.

• Ardından giriş sayfasında kimlik bilgilerinizi girmeli ve kimliğinizi doğrulamalısınız.

• Giriş işlemini gerçekleştirdiğinizde, karşınıza çıkan ekranda“ Hizmet Sağlayıcılar İçin Başvuru Formu”nu göreceksiniz. Bu ekran üzerinden önce kurumsal e-mail adresi girmelisiniz.. ‘’Güvenlik kodu’’ alanında beliren kodu ise boş alana girmeli ve ‘’Doğrula’’ butonuna basmalısınız. Ardından sistem tarafından belirttiğiniz kurumsal e-posta adresinize doğrulama kodu gönderilir.

• Ardından belirttiğiniz e-posta adresinize gelen kod ile e-posta doğrulama işlemini yapmalısınız. Bu doğrultuda kurumsal e-posta adresinize gelen doğrulama kodunu aşağıda yer alan görseldeki ‘’Doğrulama kodu’’ alanına girmeli ve ‘’Başvuruyu başlat’’ butonuna tıklamalısınız. Böylelikle e-posta doğrulama süreci de tamamlanmış olacak.

• Ardından telefon numarası doğrulama işlemini yapmalısınız. Bunun için aşağıdaki görselde de yer alan ekranda ‘’Cep telefonu numaranız’’ alanına yetkili kişinin cep telefonu numarasını girmeli ve ‘’Doğrulama kodu gönder’’ butonuna tıklamalısınız. Bu butona tıkladıktan hemen sonra ilgili numaraya bir doğrulama kodu gelir.

• Karşınıza çıkan ekrana cep telefonuna gelen kodu girmeli ve onaylamalısınız. Böylelikle cep telefonu numarası onaylama işlemi de tamamlanmış olacaktır.

• İYS sisteminde doğrulama işleminin tamamlanmasının ardından aynı form üzerinden MERSİS numaranızı eksiksiz ve doğru bir şekilde belirtilen kısma girmeniz gerekir. Bu işlem sonrasında sorgulama butonuna basarak bilgilerinizin MERSİS aracılığı ile sonraki adıma aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Sorgulama işlemi ile sisteme tanımlanan TCKN’nin hizmet sağlayıcıya ait olup olmadığı kontrol edilmiş olunur.

• Sonraki adımda karşınıza büyük bir bölümü otomatik olarak doldurulmuş olan form gelecektir. Bu alanda o ana kadar doldurduğunuz bilgilerin tümü yer almaktadır. Eksik kalan kısımları da kendiniz doldurarak bu formla sözleşmeyi onayladığınıza dair kutucuğu işaretlemeniz gerekir. Bu aşamadan sonra bu kez taahhütname sayfası karşınıza çıkar. Bilgileri okuyup, sayfanın en altında yer alan kutucuğu işaretleyerek taahhütname onayını yapabilirsiniz. Ardından ‘’Sonraki adım’’ butonuna tıklamalısınız.

• Yeni açılan ekranda kullanım taahhütnamesi karşınıza çıkacaktır. Bu alanda kullanım taahhütnamesini okumalı ve onaylamalısınız. Ardından ‘’Sonraki adım’’ butonuna tıklayarak bir sonraki aşamaya geçmelisiniz.

• Aşağıda yer alan görselde de görebileceğiniz ekranda marka ekleme işlemini yapmalısınız. Bu alanda hizmet sağlayıcı üzerine tescil edilen marka bilgilerini girmeli ve ‘’Kaydet’’ butonuna tıklamalısınız. Ardından açılan ekranda dilediğiniz kadar yeni marka ekleyebilirsiniz. Tescilli markanız bulunmuyorsa ya da ticari unvanınız ile iletişim yapıyorsanız firmanızın ticari unvanını yazabilir ve herhangi bir belge eklemeye gerek kalmadan başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.

NOT: Firma unvanı haricinde bir marka bulunuyorsa marka adını yazarak marka tescil belgesini eklemelisiniz. Bu durumda dikkat etmeniz gereken belli başlı hususlar bulunmaktadır.

• Türk Patent Kurumu tarafından tescillenen marka adı tam olarak belirtilmelidir.
• İYS’ye kayıt olan hizmet sağlayıcı markanın sahibi olarak görünmelidir. Bu koşul sağlanamıyorsa marka sahibi ile başvuru yapan hizmet sağlayıcı arasında markanın kullanım hakkını gösteren bir belge, marka tescil belgesi ile birlikte yüklenmelidir.
• C. Türk Patent ve Marka Kurumu tarafından verilen marka tescil belgesinin yüklenmesi zorunludur.
• Şeklen farklı olan ama aynı adla tescillenen marka onaylarında, marka adına farklı yazı karakteri ve şekillerde alınmış tescil belgeleri tek PDF haline getirilmeli ve bir marka adı altında yüklenmelidir.

• Söz konusu işlemlerden sonra ticari işletmeniz için İYS kaydında son aşamaya geçmiş olursunuz. Son aşamada karşınıza çıkan ekranda daha önce verdiğiniz bilgilerin bir özeti yer almaktadır. Önce bu bilgilerin doğruluğunu kontrol etmeli ardından ise ‘’Verdiğim tüm bilgilerin/belgelerin doğruluğunu beyan ederim’’ kutucuğuna tıklayarak onaylamalısınız.

Tüm adımları tamamlamanızın ardından başvuru işleminiz gerçekleşmiş olur. Ayrıca başvuru numaranız da bu ekranda yer alır. Başvuru numaranızı mutlaka saklamalısınız. Yapılan incelemelerin ardından sizinle e-posta adresiniz ve telefon numaranız üzerinden bilgilendirme amaçlı iletişime geçilecektir.

Ticari Amaçlarla Gönderilen SMS’lerde Nelere Dikkat Edilmelidir?

Ticari elektronik ileti gönderiminin İYS şartlarına uyumlu olabilmesi için, alıcıdan alınan onayın doğru tahlil edilmesi gerekir. Burada alıcı onayı mesaj, arama ya da e-posta işlemlerinin hepsinde ya da yalnızca birinde olabilir. Öncelikle buna dikkat edildikten sonra, aşağıda belirtilen hususların mesaj içeriklerinde yer almasına dikkat edilmelidir. Mesaj içeriğinde:

• Esnaflar için ad, soyad ve T.C Kimlik Numarası bilgileri yer almalı.
• Tacirler MERSİS numaralarını ve Ticaret Unvanlarını belirtmeli.
• Hizmet sağlayıcılara ait telefon, faks, e-posta gibi iletişim bilgilerinden en az biri mesajda yer almalı.
• 0800’lü hat iletilerinde, ayrıca SMS red işlem bildirimi için iletişim numarası bulunmalı.
• Kanunda tanımlanan bilgi verme yükümlülükleri kapsamında mesajlar açıkça anlaşılır olmalı. Tanıtım, kampanya, indirim, promosyon, hediye gibi bilgilendirici detaylar mesaj içerisinde açık şekilde belirtilmelidir.

İYS’de İzinli Veri Tabanı Nasıl Yüklenir ve Nasıl Yönetilir?

• İlk aşamada e-devlet üzerinden ‘’Hizmet Sağlayıcılar’’ için belirtilen alan üzerinden giriş yapmalısınız.

• E-devlet sistemine giriş yaptıktan sonra karşınıza aşağıda yer alan görseldeki gibi bir ekran çıkacaktır. Bu alanda İYS veri girişi yapmak istediğiniz markanızın seçimini yapmalısınız.

• Marka seçiminizi yaptıktan sonra izin eklemeye başlamadan önce alıcı tipini girmelisiniz. Bu alanda aşağıdaki görselde de belirtildiği üzere aynı iletişim adresi için bir bireysel, bir tacir izin kaydı oluşturabilirsiniz. Diğer bir deyişle, aynı iletişim adresi üzerinden hem tacir hem de bireysel alıcı olarak İYS kaydı yapabilirsiniz.

• Bu işlemin ardından karşınıza aşağıda yer alan görseldeki gibi bir ekran çıkacaktır. Bu alanda sırasıyla izin türü seçimi, geçerli alıcı bilgisi, ‘’Onay’’ kutucuğunun seçimi, izin kaynağına ilişkin detayın seçimi, tarih ve saat seçimi işlemleri yapılmalıdır.

• Söz konusu işlemlerin ardından süreç tamamlanmış olur. Sürecin daha iyi anlaşılması adına aşağıdaki görselde bir telefon numarasına ait onay kaydı örneğini inceleyebilirsiniz.

• Aşağıdaki görselde bir e-posta adresine ait onay kaydı örneğini inceleyebilirsiniz.

Aracı Hizmet Sağlayıcı (AHS) Nedir? Yükümlülükleri Nelerdir?

• Hizmet sağlayıcı için öngörülen yükümlülüklerin ifasına yönelik teknik olanaklar sağlar.
• Ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin sistemini İYS ile uyumu hale getirir.
• İleti yönetim sistemi (İYS) kaydını henüz yapmayan hizmet sağlayıcılar için ticari elektronik iletilerin gönderimlerini başlatmaz.
• Hizmet sağlayıcıların ileti gönderimine başlamadan önce ileti yönetim sistemi (İYS) üzerinden alıcıların onayının olup olmadığına dair kontrolleri sağlar ve kontrol neticesinde onayı olmayan alıcılara ileti gönderimini başlatmaz.
• Alıcıların abonelik hattını kapatmaları durumunda İYS’ye durumu bildirir.

Sonuç olarak İYS web üzerinden aracı hizmet sağlayıcı yetkilendirilmesinin yapılmadığı durumunda ticari elektronik ileti gönderimi yapılamayacaktır. Bu yüzden aracı hizmet sağlayıcı izni verilmelidir.

Aracı Hizmet Sağlayıcı İzni Nasıl Verilir?

İYS iş ortakları hizmet sağlayıcıların yetkilendirmesi ile firmalar adına ticari elektronik ileti gönderimi gerçekleştirebilir. İYS web sitesi üzerinden kayıt işlemlerinizi tamamladıktan sonra, kurumsal giriş yaparak iş ortağı yetkilendirme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu aşama hizmet sağlayıcılara, birden çok iş ortağı yetkilendirme hakkı tanınmaktadır. Yetkilendirme, veriye erişim ve iletişim kapsamında gerçekleştirilebilir. Bu yolla iş ortağı, hizmet sağlayıcı adına arama, mesaj ve e-posta gönderimi gibi işlemleri ve mutabakat servisi işlemlerini yürütebilir. Bunlarda mutabakat servisi işlemlerinde birden fazla iş ortağı yetkilendirmesi yapılamaz. Mutabakat servisi için yalnızca bir tek iş ortağı yetkilendirilebilir.

Aracı hizmet sağlayıcı ile ilgili genel bir bilgi verdikten sonra tanımlamaların nasıl yapılacağına dair detaylara değinebiliriz. E-devlet üzerinden aracı hizmet sağlayıcı (AHS) tanımlamasını birkaç adımda hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımlarını takip etmeniz yeterlidir:

• İlk aşamada e-devlet hesabınıza giriş yapmalısınız.
• E-devlet hesabınıza girdikten sonra karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran çıkmaktadır. Bu ekranda sol menüde yer alan ‘’Marka Yönetimi’’ sekmesine girmelisiniz.

• Marka yönetimi sekmesinde hem daha önce tanımladığınız aracı hizmet sağlayacılarını görebilir ve bunları yönetebilir hem de AHS için yeni tanımlamalar yapabilirsiniz.

Tanımlı İYS Marka Bilgisi Mesaj Üssü ile Nasıl Eşleştirilir?

Tüm bu süreçlerin yürütülmesi ve sizin adınıza gerçekleştirilen ticari elektronik ileti gönderimlerinin aksamadan devam edebilmesi için Mesaj Üssü hep yanınızdadır. Siz de Mesaj Üssü’nüi iş ortağınız olarak yetkilendirerek, karmaşık süreçlerin son bulmasını sağlayabilirsiniz. Mesaj Üssü göndereceğiniz iletilerde otomatik kontrol sağlayarak, iletilerinizin İYS formatına uygun olarak aktarılmasında size destek olur. Bu sayede zorlanmadan, kanun ve yönetmeliklere uygun ticari elektronik ileti gönderimlerinizi kolayca gerçekleştirebilirsiniz.

İleti Yönetim Sistemi (İYS) ile ilgili sorularınız olması halinde bizlerle 0 532 532 0000 numaralı hat üzerinden iletişime geçebilir, İYS süreci ile ilgili merak ettiğiniz detayları öğrenebilirsiniz.